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Gestión de alojamiento

Como organizador, una de las cuestiones más importantes que tendrá que gestionar es el bloque de habitaciones reservadas.  Utilice estas recomendaciones como guía para organizar esta parte de su trabajo.

  • Selección del establecimiento
    • Conozca las necesidades, preferencias, vinculación con programas de estancias frecuentes y nivel de precios preferido de sus participantes.
    • Conozca el historial de reserva de habitaciones en bloque de su grupo; revíselo frecuentemente para determinar el número de habitaciones a reservar y patrón a seguir.
    • Efectúe al menos una visita de campo al hotel que haya seleccionado.
    • Compruebe con el servicio de transporte contratado otros hoteles potenciales y valore los costes.
    • Manténgase al día de los nuevos hoteles que se construyen y téngalos en cuenta, infórmese también de cualquier obra de rehabilitación planificada.
    • Haga los deberes y conozca la temporada alta de su lugar de destino y del hotel elegido, investigue cuáles son las tarifas potenciales durante dicho periodo; y, si es posible, averigüe qué grupos se alojan en ese momento y qué tarifas están pagando.
  • Compruebe las reservas de las habitaciones
  • Compruebe el proceso de forma continuada. Compruebe también las centralitas. Prepárese para tener que hacer ajustes, que pueden incluir los siguientes:
    • Reducir el bloque de habitaciones o ajustar bloques conjuntos (por ejemplo, diferentes días de llegada y partida o los días precedentes o siguientes a las fechas oficiales de la reunión).
    • Añadir habitaciones (será más fácil hacerlo en los hoteles en los que ya tiene una reserva).
    • Si es posible, facilite que los participantes reserven a través de cualquier medio: teléfono, fax, e-mail, Internet y correo ordinario.
    • Mantenga informes de reserva detallados.
  • Comunicaciones
  • Determine la información que necesita de los hoteles para comunicar a los participantes lo que necesiten saber para efectuar la reserva.

    Incluya:
    • Tarifas de las habitaciones, impuestos, costes adicionales.
    • Comodidades: gimnasio, café en la habitación, acceso a Internet, servicio de habitaciones y horas del mismo, etc.
    • Descripción y diagramas de las suites.
    • Si el hotel está incluido en la ruta del servicio de transporte.
    • Número de habitaciones disponibles.
    • Información sobre habitaciones y servicios para personas con necesidades especiales.
    • Compruebe que el personal, sea interno, de la administración o de una tercera parte, está preparado para contestar preguntas por teléfono.
    • Información para los participantes.  Cree una sección de "Preguntas frecuentes" en su página web o imprímala, y publicítela.
    • Es importante que se comunique con sus colaboradores.  Algunos elementos sobre los que es importante comunicarse son:
    • Perfil del grupo (políticas y procedimientos, personal clave, celebridades, vías de circulación, etc.).
    • Historiales pasados.
    • Necesidades especiales de personalidades importantes, personal de recepción, contratistas, ponentes, etc.
    • Instrucciones de facturación y firmantes autorizados de la cuenta maestra.
  • Gestión in-situ
    • Antes de empezar la reunión, mantenga reuniones con los hoteles para revisar cualquier cambio y contestar a cualquier cuestión que surja.  Organice siempre una reunión previa a la convención.
    • Consiga informes de reserva actualizados de última hora.
    • Establezca un punto de información, o una oficina de atención, en donde los participantes puedan obtener ayuda y hacer preguntas.
    • Compruebe las reservas de los miembros de la junta, personalidades, ponentes, personal, contratistas y cualquier otro que necesite facturación y gestión especial, además de que no sea enviado a otro hotel.
  • Evaluación posterior a la convención
  • Exija que se entregue un informe posterior a la convención en el contrato con el hotel.  Algunos contratos exigen un informe completo posterior a la convención para poder realizar el pago de la cuenta maestra.

    Revise con el hotel el informe posterior a la convención. Debería incluir:

    • Habitaciones reservadas por tramos de días de antelación:  120, 90, 60, 30, 7.
    • Reserva final total, más las habitaciones del personal/de cortesía.
    • Salas de reuniones y salones para el catering.
    • Ingresos de los puntos de venta: restaurantes, tienda de regalos, club deportivo, etc.
    • Número de suites utilizadas y patrón de uso.
    • Reúnase con el personal del hotel y registre tendencias o factores que puedan haber afectado al grupo.
    • Comunique dicha información en futuras reservas y úsela para determinar reservas en bloque y patrones de uso en el futuro.  Es la herramienta más valiosa que tiene para venderle el valor de su programa a otro hotel.
    • Incluya preguntas los hoteles y servicio de alojamiento en sus formularios de evaluación.  Haga seguimiento de los comentarios negativos de los asistentes para determinar qué puede mejorarse.
    • Evalúe internamente el proceso de alojamiento.  Determine qué cambios deben realizarse para el futuro.