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Pre y Post-Conferencia

Planifique el antes

Antes de cualquier evento, es importante tener una reunión previa con su personal, las instalaciones y los proveedores. A más tardar, dicha reunión debe tener lugar el día antes del evento.  Las reuniones previas son el momento para que el personal clave se conozca y para discutir detalles de última hora.  Incluso si se trata de un evento sólo para 10 personas, celebre una reunión previa.  El director general del establecimiento, el personal del departamento de ventas asignado al cliente, director de servicios de la conferencia, el director de catering y un representante del servicio técnico deben estar presentes.

 

Seguimiento posterior

  • Celebre una reunión posterior al evento con las mismas personas que atendieron a la reunión previa.  Evalúe qué ha funcionado y qué no, revise las facturas y solicite información directa del establecimiento.
  • Pida a los asistentes que comenten el contenido y formato del programa, las instalaciones, ponentes, restauración y cualquier actividad especial que se celebrara.
  • Es una buena idea solicitar los comentarios del "cliente" del evento.  De esta forma, puede determinar si se han cumplido los objetivos de la reunión, las implicaciones financieras del evento y los pasos a seguir según los resultados.

Considere herramientas de medida más formales para evaluar el rendimiento de la inversión.  Algunos enfoques posibles son:

  • Considere los objetivos únicos de las reuniones individuales que se puedan evaluar.
  • Sondee a los asistentes antes y después de las sesiones formativas para documentar qué y cuánto han aprendido.
  • Comparta la información sobre el retorno de la inversión con su inmediato superior.
  • Proporcione un informe escrito de la reunión para archivar y para sus superiores.
  • Archive los contratos para futuras reuniones.
  • Redacte cartas de agradecimiento para el personal, los ponentes, el personal del hotel y el resto de proveedores.