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Presupuestos

Trabaje con un presupuesto inteligente

Los cambios de última hora pueden ocasionar grandes costes adicionales para su empresa. Para asegurar que no se sale del presupuesto, le aconsejamos que planifique con mucha antelación utilizando herramientas como una hoja de cálculo para los gastos y para anotar cualquier ingreso que reciba de proveedores, patrocinadores o expositores.

No se fije sólo en las tarifas de las habitaciones. Muchos hoteles y centros de conferencias incluyen servicios en las tarifas, mientras que otros cobran por los mismos. Considere todos los factores de su presupuesto general, como por ejemplo:

  • Tarifas de restauración
  • Presupuesto para actividades de ocio
  • Tarifas de resort/Tarifas del gimnasio
  • Equipamiento audiovisual
  • Costes de transporte
  • Tarifas de tecnología
  • Impuestos locales
  • Cargos por servicios
  • Tenga en cuenta las siguientes sugerencias:
    • Determine qué gastos asumirá el patrocinador de la reunión y qué gastos asumirán los asistentes
    • Cree una hoja de cálculo que especifique los gastos de todas las áreas funcionales de su reunión, como tiempo del personal, gastos de marketing, transporte aéreo y terrestre, alojamiento, restauración, actividades de ocio y entretenimiento, impuestos y propinas, cargos por servicios, equipamiento audiovisual y costes de producción. Elabore un fondo de contingencia para los gastos inesperados de última hora.
    • No olvide los gastos de licencias (música, materiales escritos) y seguros (responsabilidad civil general y sobre el consumo de alcohol, cancelación o interrupción del negocio).
    • Revise presupuestos de reuniones similares para calibrar los gastos.
    • Consulte con el responsable de contabilidad o de finanzas de su empresa sobre el formato del presupuesto para que sea compatible con los sistemas de contabilidad internos.
    • Asegúrese la firma del responsable financiero o de la persona con responsabilidad fiscal de su empresa para cualquier gasto que supere lo presupuestado.
    • Asegúrese de disponer de fondos para pagar a todos los proveedores. Establezca una cuenta general para los gastos acumulados del programa.
    • Determine los objetivos y metas de la reunión en lo que se refiere al presupuesto; tenga presentes cuestiones previas a la organización como el tipo de reunión, los asistentes, el tema, etcétera.
    • Señale de dónde vienen los ingresos y a qué se destinan.
    • Identifique qué porcentajes de ingresos vienen derivados de qué áreas.
    • Analice los gastos de la empresa y las áreas en las que dichos gastos son demasiado elevados.
    • Determine dónde puede existir mayor posibilidad de aumentar los ingresos.
    • Prevea los incrementos y déficits generales del proyecto
    • Asegúrese de que el presupuesto esté elaborado dentro del contexto general de los objetivos de la empresa y su estructura fiscal.
  • Establezca un presupuesto de gastos
    • Deben indicarse todos los gastos relacionados con cada área.
    • Hay que solicitar un presupuesto preliminar a los suministradores.
    • Detalle las partidas.
    • Elabore un manual de presupuestos para calcular y solicitar presupuestos alternativos.
  • Elabore un presupuesto de ingresos
  • Para desarrollar este presupuesto, pregúntese lo siguiente:

    • ¿Se espera alguna ganancia por las inscripciones o expositores?
    • Las actividades sociales, ¿son para cubrir gastos o tener ganancias?
    • ¿Habrá financiación o subvenciones externas como parte de los ingresos?
    • Consulte las tendencias y el historial reciente de inscripciones para determinar los ingresos por inscripciones.
    • Tenga en cuenta los cambios en el entorno económico que puedan afectar a las inscripciones.
    • Sea conservador a la hora de realizar estimaciones de ingresos.
    • En reuniones grandes, tenga en cuenta los intereses generados por los ingresos recibidos por adelantado por inscripciones y las tarifas por reservar anticipadamente espacios de exposición.
    • Determine los patrocinios.