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Registro de eventos

No importa cuál sea el tamaño del evento, es su cometido inscribir a todos los asistentes. Aunque en algunos casos se trate simplemente de anotar nombres y fabricar acreditaciones, en otros casos tendrá que cumplir con cuestiones mucho más complicadas.  Desde la recuperación de datos a la integración de diferentes tecnologías.  Es posible que también tenga que crear entradas o mecanismos alternativos para indicar las sesiones, eventos o excursiones a las que atenderán los diferentes participantes.

Otra tarea será registrar la participación real de los asistentes en las sesiones, particularmente para otorgar diplomas de formación continua.  Aunque la inscripción debería ser una de las tareas más simples de hacer para los asistentes, se puede convertir en una de las piezas más complejas de la planificación de conferencias.

Aunque la inscripción debería ser una de las tareas más simples de hacer para los asistentes, se puede convertir en una de las piezas más complejas de la planificación de conferencias.
  • Lo peor que puede suceder es que el nombre de un participante esté mal escrito en su acreditación o que su tarjeta de crédito reciba cargos inesperados. Haga que una persona diferente verifique los datos procesados antes de enviar la confirmación.
  • Envíe confirmaciones de recepción de la información y dinero de la inscripción en un plazo de 24 a 48 horas si es posible, nunca tarde más de 10 días laborables.  Cuando sea posible, envíe las confirmaciones de forma electrónica para ahorrar costes.
  • Anime a los participantes a adjuntar los datos de la tarjeta de crédito en vez de facilitar los datos por escrito, por cuestiones de legibilidad.
  • Permita que las empresas puedan inscribir múltiples participantes mediante una lista sencilla, en vez de insistir que rellenen inscripciones individuales para cada persona.
  • Fomente que los encargados de introducir los datos llamen al inscrito si existe cualquier duda sobre la información proporcionada.  Exija que se contacte al inscrito para su aprobación si hay que cargar una tarifa de inscripción superior.
  • Cree un archivo de "problemas" para las inscripciones que están pendientes de una respuesta del asistente para procesarlas.  Mantenga el archivo en un área común para que todo el personal encargado de la introducción de datos pueda acceder.
  • Algunas cuestiones básicas
    • Debe decidir cuáles son las políticas, procedimientos y filosofía de su organización con respecto a las inscripciones.
    • Deben ser lo más sencillas que sea posible.  Mire los métodos de inscripción, instrucciones, políticas y procedimientos desde la perspectiva de sus participantes, no desde la suya propia.  Hábleles en su idioma.
    • Decida, dependiendo del uso de la tecnología que hagan sus participantes y las necesidades del evento, si las tecnologías disponibles mejorarán el proceso de inscripción sin complicarlo demasiado.  Asegúrese de que las opciones elegidas son ensayadas y funcionan a la perfección antes de adoptarlas.
    • Determine el tamaño y ámbito de su evento.  Pregúntese qué complejidades potenciales presenta la inscripción.  ¿A qué se inscriben los asistentes? ¿Al evento en sí o a partes específicas del evento? ¿Pagan por cada elemento al que se inscriban a la carta, o hay algunos elementos incluidos?
    • Decida si debe hacer el proceso de inscripción internamente o es preferible contratar a una tercera empresa. Considere lo siguiente:
      • Las necesidades y expectativas de los asistentes.
      • Tamaño y ámbito del evento.
      • Necesidades y complejidades del evento.
      • Capacidades internas existentes (contabilidad y finanzas, tecnología, personal, capacidad online, gestión de bases de datos, etc.).
      • Costes internos frente a costes de externalización.
      • ¿Planea verificar la asistencia real?
  • Consideraciones previas a la inscripción
    • Trabaje con su departamento financiero para establecer políticas para cuestiones como:
      • Pérdida y sustitución de acreditaciones.
      • Sustitución de nombres.
      • Pagos con tarjeta de crédito.
      • Transacciones con divisas internacionales.
      • Cancelaciones y devoluciones, si hay que hacer excepciones, y quién tiene autoridad para conceder excepciones..
    • Una vez más, pregúntese: ¿Cuáles son las necesidades de sus asistentes? ¿Qué información es suficientemente importante para ir señalada en la acreditación, qué debe figurar en grande? ¿Qué información puede ir en el reverso de la insignia?
    • ¿De qué tiene que hacer seguimiento? ¿Debe conocer con antelación quién atenderá a las sesiones?
    • ¿Deben los asistentes tener la opción de que sus nombres no aparezcan publicados en ninguna lista de inscripción?
    • ¿Quiere o necesita facilitar al asistente una casilla en el formulario de inscripción para que informe de cualquier necesidad especial, como una discapacidad o alergias alimentarias?
    • ¿Es preferible enviar las acreditaciones por adelantado para evitar colas en la conferencia?
    • ¿Cuál es su capacidad online, o la de su contratista? ¿Cómo puede animar desde su organización o exigir que las suscripciones se hagan online para minimizar las necesidades de personal y reducir costes?
    • ¿Necesita una copia en papel del formulario de suscripción? ¿Qué información debe incluir el formulario? ¿Qué información necesitará para rastrear afiliaciones, finanzas y logística, y para futuras campañas de marketing?
    • ¿Es importante que sus asistentes se suscriban pronto al evento por razones logísticas o de liquidez? Si es así, ¿qué puede hacer para fomentar la suscripción temprana? ¿Puede ofrecer un descuento para los que se suscriban primero? ¿Puede ofrecer un descuento sólo para los que se suscriban primero, o también descuentos para grupos?
    • Determine las fechas límites para la inscripción temprana, para los casos en los que ya no pueda procesar más suscripciones antes del evento y cuándo debe aconsejar a los participantes en su reunión que se suscriban en el evento mismo.