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Selección de instalaciones

Las instalaciones dan forma a la reunión. Si hace las preguntas correctas podrá elegir el mejor emplazamiento para su reunión.

Tipos de establecimientos a tener en cuenta: 
  • Centros de conferencias
  • Hoteles
  • Complejos turísticos
  • Centros de convenciones
  • Universidades y centros corporativos
  • Habitaciones
  • Considere el número y el tipo de habitaciones que necesita. El perfil e historial de su audiencia le ayudarán a determinar cuántas habitaciones necesitará, individuales o dobles, para fumadores o no fumadores y adaptadas para discapacitados.
  • Espacio para reuniones
  • Antes de comenzar el proceso de selección, conozca las necesidades de espacio y formato de su programa. Le será de utilidad revisar el historial de una reunión similar para determinar cuántas salas de reuniones  necesita.

    Tenga en cuenta los siguientes factores: 
    • Insonorización
    • Controles de iluminación y calefacción/ventilación/aire acondicionado individuales en cada sala
    • Flexibilidad de uso, que incluya reservas de espacios las 24 horas (con o sin cargo)
    • Sistemas de sonido
    • Acceso a/cantidad de teléfonos, aseos
    • Renovaciones recientes
    • Internet de alta velocidad y Wi-Fi
  • Equipamiento para reuniones
  • Solicite un inventario para determinar qué tipo de equipamiento (mesas y sillas, jarras de agua, atriles, etc.) tendrá a disposición en las instalaciones para su reunión.
  • Otros grupos
  • Si trabaja para una organización que necesita seguridad, comente con el establecimiento a qué se dedica su organización y quiénes serán los participantes y los ponentes, si son de gran notoriedad. Pregunte qué otros grupos se alojan en el establecimiento y en la ciudad durante las fechas programadas. Es interesante saber con qué ponentes cuentan los otros grupos con reserva en el establecimiento. Si alguno de ellos es una figura controvertida, ¿podrían producirse manifestaciones o piquetes?Pregunte cómo se coordina el establecimiento con el Departamento de turismo y congresos de la ciudad y con otros hoteles para evitar la reserva de grupos incompatibles.

  • Costes
  • Costes evidentes: Tarifas de habitación (o en centros de conferencias, tarifas del Paquete completo de reuniones), impuestos y precios de comida y bebida.Costes no tan evidentes: impuestos y propinas de restauración, cargos por servicio y sus impuestos correspondientes, si los tienen; tarifas de acceso telefónico, incluido el acceso a Internet de alta velocidad y Wi-Fi; tarifas por el uso de proveedores externos a la instalación o ajenos a la lista de preferidos del establecimiento; configuración de las salas de reuniones y cargos por alquileres; y sobrecargos como tarifas de resort o tarifas por la electricidad.

  • Medidas de seguridad
  • Compruebe la disponibilidad de:
    • Desfibriladores Externos Automáticos (DEA), así como el número de personal formado en primeros auxilios con que cuenta el establecimiento.
    • Personal dedicado exclusivamente a la seguridad y la experiencia que tienen.
    • Ubicación de hospitales, bomberos, policía y otros servicios de emergencia cercanos al establecimiento y a los eventos a realizar fuera del mismo.
    • Historial de incidentes en el establecimiento.
    • Cumplimiento de la legislación sobre acceso para discapacitados y seguridad contra incendios.
  • Servicios complementarios y de apoyo
  • Obtenga la lista de proveedores de servicios de la oficina local de turismo y congresos, pero comente también sus necesidades con el emplazamiento. Tipos de servicios que puede necesitar:

    • Equipos/Servicios audiovisuales.
    • Suministros y servicios de oficina y empresa
    • Servicios de interpretación para personas sordas o que hablan otro idioma.
    • Mostradores propios para alquiler de coches o reserva de vuelos.
    • Decoradores de expositores.
  • Transporte y aparcamiento
  • Los costes y disponibilidad de espacios y servicios de aparcamiento (por ejemplo, disponibilidad de aparcacoches) pueden afectar a la reunión si cuenta con muchos participantes locales, invitados de día o asistentes con coches de alquiler.
  • Obras de renovación
  • Pida información sobre las últimas rehabilitaciones (bienes duraderos y no duraderos).
    Pregunte acerca de los planes futuros de renovación y ampliación, y si el establecimiento planea eliminar espacio de reuniones o habitaciones de huéspedes en una próxima renovación.Pregunte cómo piensa el establecimiento proteger su reunión si hubiera obras en la propiedad o en sus alrededores mientras se celebra la reunión, o las obras no hubieran terminado antes de la llegada del grupo.

  • Políticas del establecimiento
  • Pida una lista de las políticas del establecimiento que pudieran afectar al ámbito financiero u operativo de su reunión Debe tener en consideración:
    • Cargos por huéspedes que parten antes o se quedan más tiempo de lo previsto.
    • Substitución del nombre de un participante por otro en la lista de reservas de habitaciones.
    • Tarifas diarias por persona de los servicios del resort o cualquier otra tarifa complementaria.
    • Personal de restauración adicional al establecido en el convenio de mano de obra especificado por el establecimiento.
    • Gastos de alquiler de salas de reuniones si su grupo no completa el bloque de habitaciones reservadas del hotel, incluso aunque se hayan programado eventos de restauración.
    • Políticas sobre no utilización, cancelación y terminación.
  • Cuestiones contractuales
  • Antes de decidirse por un emplazamiento, pida ver una copia del contrato estándar del establecimiento y solicite específicamente que se le informe de cualquier término que no sea negociable.
    Si su empresa utiliza su propio contrato estándar, informe de cualquier cláusula que sea obligatoria para sus reuniones.
    Las siguientes cláusulas podrían resultar clave: huéspedes que se cambian a otro hotel, no utilización, cancelación, terminación, cambio de titular de una habitación, fecha límite para reservar