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Reuniones Guía para el Organizador de Conferencias Selección/Trabajar con ponentes

Selección/Trabajar con ponentes

Los ponentes importan

De hecho, en muchos eventos, son lo más importante.  Son los encargados de verbalizar el mensaje de la reunión.  Representan la visión de la conferencia.  Los organizadores que forman parte del proceso de seleccionar, contratar y trabajar con los ponentes deben seguir las indicaciones siguientes.

  • Algunas pistas sobre dónde (y cómo) buscar ponentes
  • Agencias especializadas - Si va a llamar a una agencia de conferenciantes, llame a una que conozca o le hayan recomendado.

    Asociaciones profesionales - Hágase socio de alguna. Las principales en EE UU son la Meeting Professionals International, la American Society of Association Executives, la National Speakers Association o la Professional Convention Management Association. Si no tiene oportunidad de asistir a las conferencias de profesionales que dan, sus departamentos educativos/de conferencias son un gran recurso.

    Conferencias profesionales - La mayoría de los conferenciantes profesionales las utilizan como oportunidad para venderse.  Los puede escuchar hablar, conocerles y tener reuniones con ellos.

    Colegas y publicaciones - Sus colegas le darán información sincera.  También puede encontrar ponentes potenciales mencionados en revistas de comercio, publicaciones de negocios y artículos de periódico.

    Instituciones educativas - Dependiendo del tema a tratar, puede llamar al departamento específico correspondiente de una universidad, como la Facultad de Económicas. Los catedráticos tienen mucha experiencia y pueden resultar relativamente baratos.

  • Evaluación de los ponentes
  • Antes de que firmen el contrato, tenga en cuenta los siguientes aspectos:
    • ¿Cómo de rápido responde el ponente a sus preguntas?
    • ¿Hasta qué punto está dispuesto a acomodarse a sus necesidades?
    • Consiga referencias del ponente.
    • En general, ¿es fácil trabajar con él? La mejor forma de evaluar todas estas cuestiones subjetivas es con una conversación personal.
    Pregúntele al ponente lo siguiente:
    • ¿Cuánto tiempo lleva dando conferencias?
    • ¿Cuáles son sus credenciales y experiencia?
    • ¿Dónde dará su próxima conferencia para que podamos verle?
    • ¿Dispone de materiales promocionales escritos, en audio o vídeo?
    • ¿Ha hablado para otras empresas o asociaciones de la misma industria?
    • ¿Ajustará los materiales al grupo concreto? ¿En qué medida?
    • ¿Qué tipo de investigación previa realizará (por ejemplo, ¿va a pedir informes anuales, hablará con el personal o con la dirección, se informará sobre la industria?
    • ¿Traerá sus propios folletos?
    • ¿Estará disponible para el público, antes o después de su presentación?
  • Agencias de conferenciantes
  • Si utilizará una agencia, esté preparado para contestar a preguntas del tipo "qué", "cómo", "cuándo"... etc. Aunque no contacte con una, es importante que tenga claras las respuestas.
    • ¿Quién va a ser el público?
    • Cuál es el presupuesto?
    • ¿Cuándo es la reunión?
    • ¿Dónde es la reunión?
    • ¿Por qué están dando esta conferencia?

    También le pueden preguntar si es la primera vez que se celebra el evento y pedir una lista de los conferenciantes que haya contratado en el pasado. Sea realista con su presupuesto y limitaciones.

    A no ser que tenga un presupuesto ilimitado, no subestime a un buen conferenciante potencial sólo porque no es famoso.

  • Cómo preparar a su ponente
  • Será imposible que una presentación no suene mecánica y enlatada si el ponente no ha tenido la oportunidad de entender a la audiencia.

    Como mínimo, asegúrese de informar a su ponente sobre:
    • El tamaño de la audiencia, la edad, y el porcentaje de mujeres/hombres.
    • El tema y duración de la presentación.
    • El formato de la sesión, incluyendo el tiempo destinado a preguntas de la audiencia.
    • Nombres de las personas que comparten la plataforma (si las hay) y los temas que tratarán.
    • Eventos mediáticos complementarios (entrevistas antes o después de la reunión).
    • Vestimenta preferida (traje de chaqueta, informal, corbata)
    • Horas de ensayo, si las hay.
    • Ubicación de la sala para los ponentes o sala de preparación y horas en la que estará disponible.
    • Si los asistentes pertenecen a diferentes niveles gerenciales de la empresa o si pertenecen todos al mismo departamento.
    • Cuestiones candentes o retos actuales en la empresa o departamento.
    • Cuestiones que no deben tocarse, por la razón que sea.
    • Nombres de personas destacadas que asistirán.
    Considere cuidadosamente si quiere que alguien sea mencionado por su nombre en el discurso del ponente.  A veces ayuda que la presentación sea personalizada; otras veces es mejor obviarlo.  El ponente puede:
    • Preguntarle a usted o a los asistentes que rellenen un cuestionario.
    • Querer hablar con algunos de los asistentes.
    • Pedirle que envíe materiales sobre la empresa, por ejemplo, informes anuales, memorandos, boletines de la empresa, etc.
  • Cómo ayudar a su ponente
  • Si su ponente tiene que hablar después de una comida, asegúrese que el servicio de mesa habrá finalizado o al menos no interferirá cuando el ponente empiece.

    La sala debe estar a una temperatura agradable, el podio bien iluminado y el sistema de sonido funcionar a la perfección. Mantenga las salas adyacentes libres de reuniones ruidosas.

    Ajústese al horario del programa, en particular de cara al último ponente antes de que todo el mundo salga corriendo para el aeropuerto. Planifique cuidadosamente la presentación.

    Asegúrese de que pronuncia correctamente el nombre y de que el mismo está bien escrito en toda la documentación.  Si tiene que resumir la biografía proporcionada, asegúrese de mencionar los puntos más importantes.

    Si el ponente le pasa una introducción específica, léala tal cual; podría ser el marco de su presentación. Involucre al ponente en el desarrollo de los materiales promocionales de la conferencia.

    La mayoría de los ponentes celebrarán la oportunidad de ayudar a promocionar sus presentaciones a potenciales asistentes.  Utilice sus conocimientos únicos para desarrollar una descripción del programa que asegure que tanto los asistentes como el ponente cumplen sus expectativas. Asegure que el ponente recibe copias del material promocional, así como cualquier invitación a los medios que emita. Trabaje con el ponente para crear folletos inolvidables.

    Las encuestas muestran que los asistentes a conferencias consideran los folletos como un parte esencial de la experiencia educativa. Asegure que la tarifa que paga a su ponente incluye la preparación de los folletos. Es posible que el organizador de la conferencia tenga que imprimir un gran número de folletos para el programa.  Si es así, establezca fechas límites que sean factibles para ambas partes.

    Trate a sus ponentes como parte de su equipo.  Infórmeles de los cambios en el programa.  Proporcióneles información destacando cuándo deben entregar los materiales, en particular en lo que refiere a fechas límite para materiales promocionales.  (Nota: muchos ponentes les proporcionarán información propia con la petición de que la confirmen. Hágalo lo más rápido posible.)

    Informe a los ponentes de la ubicación de la sala para ponentes así como la sala de la reunión.  Infórmeles de cuándo tendrán la sala para ponentes disponible antes de la reunión.

     

  • Tarifas y capacidad de negociación
  • La mayoría de los ponentes están dispuestos a negociar.  A continuación, le proponemos una serie de beneficios extras en especie para ofrecerle a sus ponentes que le pueden dar ventaja a la hora de solicitar una reducción de la tarifa:
    • Una copia del vídeo original
    • Lista de participantes
    • Carta de recomendación
    • Referencias
    • Alojamiento durante más días
    • Selección de la franja horaria/fecha
    • Contrato de ejecución múltiple
    • Publicidad extra
    • Billete de avión/ comidas del cónyuge
    • Lista de correo
    • Artículo en el boletín de su organización
    • Dos o tres anuncios en el boletín sin coste
    Pregúntele al ponente si puede ofrecer algún descuento para:
    • Determinadas áreas geográficas
    • Complejos turísticos
    • Época del año
    • Organizaciones sin ánimo de lucro
    • Múltiples compromisos en la misma ciudad
    • ¿Puede ocuparse de más de una franja horaria? Contratar a otro ponente significa gastos adicionales de transporte, hotel y comida.
  • Acuerdos legales
  • Lo que sigue son términos habituales que deberían aparecer en cualquier contrato:
    • Nombre de la empresa, dirección, persona de contacto
    • El nombre del ponente, número de teléfono, número de móvil, número de teléfono para emergencias
    • Lugar del compromiso: ubicación, dirección, número de teléfono, sala en la que se presentarán los discursos
    • Periodo de compromiso
      • Día/fecha del discurso
      • Duración del discurso. Por ejemplo, 1 hora aproximadamente
      • Marco horario. Por ejemplo, de 1 a 5 pm
    • Asistencia esperada
    • Título de la ponencia
    • Persona de contacto in-situ: nombre, números de teléfono/fax, dirección de e-mail, número de teléfono para emergencias
    • Tarifa más cualquier añadido como el billete de avión, alojamiento, costes de reproducción del material, etc.
    • Necesidades técnicas: necesidades audiovisuales, impresión de folletos, etc.
    • Modo de pago:
      • Cuándo se efectuará el depósito/pago final
      • A nombre de quién se deben abonar los cheques
    • La letra pequeña. Existe para proteger al ponente y a la organización de responsabilidades.  Si contrata a una personalidad del mundo del espectáculo, puede ser muy específica y llegar a concretar el tipo de bebidas que quiere en su camerino. Asegúrese de leerlo con atención. Podría significar un esfuerzo monetario superior al que había presupuestado.
    • Cláusulas adicionales. Generalmente tienen que ver con la iluminación, puesta en escena, restauración concreta, etc., y siempre significan más dinero. Antes de tomar una decisión final, considere el coste extraordinario. ¿Rompe el presupuesto?
    • Firma y fechas.  Un contrato no es definitivo hasta que no es firmado y fechado por el ponente o su agente y contiene también su firma y fecha.
  • Cuestiones que debe asegurar
  • Viajes
    • Determine quién reservará el viaje del ponente. La mayoría de los ponentes preferirá hacerlo por sí mismo y le prepararán una factura por separado.
    • Informe al ponente de quién (nombre del agente de viajes) está haciendo las reservas.  Permítale disfrutar de las mismas ofertas que haya conseguido para los participantes, incluyendo, por ejemplo, descuentos de empresa o billetes en grupo.
    • Los ponentes tratarán de que el cliente les reserve el mejor billete, pero deben tener flexibilidad para volar en clase turista, si fuera necesario.  Además, es posible que puedan pasar a primera clase sin costes adicionales para usted.
    • Solicite el itinerario de viaje para que haya alguien esperándoles en el aeropuerto cuando lleguen y los lleve de vuelta.
    • Alojamiento en hotel
    • Considere la posibilidad de que lleguen tarde.
    • La habitación debe estar cargada a la cuenta maestra.
    Pagos
    • Los ponentes esperan que se les pague el día de su presentación.
    • Informe a su departamento de contabilidad para que tenga los cheques preparados.  Si trabaja con una agencia, podrían pedir el cheque por adelantado para ingresar el cheque y compensarlo de forma que la agencia pueda pagar al ponente puntualmente.
    Acuerdos de grabación
    • La mayoría de los ponentes famosos no permitirán que se grabe su discurso.  Si se hace podrían solicitar una tarifa adicional.

    Presupuesto audiovisual

    • ¿Entra en conflicto su presupuesto para audiovisuales con las necesidades del ponente? Si su presupuesto está ya muy ajustado, hágaselo saber al ponente de entrada, para poder encontrar una solución equilibrada entre los dos.  Por ejemplo:
      • Pregúntele si en vez de un micrófono inalámbrico podría utilizar uno con cable.
      • Pregunte al ponente si su presentación necesita un sistema de sonido o iluminación complicada y cara.